Nový seriál, jehož ústředním tématem je práce s GTIN (Global Trade Item Number), globálními čísly obchodních položek, vychází z dlouhodobé zkušenosti pracovníků globální organizace GS1 podpořené znalostí lokálního prostředí a trhu v České republice. Často a opakovaně pokládané otázky ze strany uživatelů Systému GS1 vyžadují opakovaně připomínat příslušné znalosti, klíčové pro správnou realizaci identifikace položek.

Týká se to téměř každého uživatele Systému GS1, který v této oblasti pracuje a je zodpovědný za vedení svěřené databáze vztahující se k položkám vyráběným ve vlastním výrobním procesu či k hotovým produktům s novou přidanou hodnotou. Výběr tématu současně úzce souvisí s výsledky mnoha průzkumů poukazujících na stále nedostačující kvalitu čárových kódů, jejich umístění v rámci různých druhů balení, chybnou práci na úseku přiřazování datových struktur atd.
Související marketingový slogan Zpět ke kořenům je na první pohled v rozporu s nesmírně rychlým vývojem, který zaznamenáváme v posledních letech například v oblastech zvyšování kvality dat (datová synchronizace), vývoje nových nosičů informací (radiofrekvenční identifikace, GS1 DataBar), zrychlování a zpřesňování komunikace s využitím mobilních telefonů, naznačující zcela nové, doposud netušené možnosti sdílení a kontroly informací (MobileCommerce) apod. Uvědomíme-li si však, že tato masivní vývojová nadstavba je postavena na základech jednoznačné, globálně unikátní identifikace, na správně vytvořených a přesně přiřazených datových strukturách, pak vyšší míra jistoty v oblasti zvládnutých základů nabývá zcela nového významu. Vraťme se tedy „zpět ke kořenům“ a proberme otázky, které při nedostatku znalostí a případné obavy požádat o vysvětlení, z nedostatku času a někdy i nezájmu o řešení problematiky mohou vést až k fatálním pochybením se značnými ekonomickými důsledky.

Souhrnná pravidla pro přidělování GTIN a související zodpovědnost

• Nové unikátní GTIN je požadováno vždy při změně definovaných charakteristik stávající položky vztahujících se k obchodnímu procesu. Základní myšlenkou je jednoznačné oddělení nové obchodní položky od již existující v souladu s požadavkem na jejich nezaměnitelnost při nákupu.
• Pravidla uvedená v rámci tohoto seriálu jsou univerzální, vycházejí a jsou potvrzena převládající praxí zejména z oblasti FMCG (Fast Moving Consumer Goods), tj. rychloobrátkového zboží. Zatímco většina GS1 standardů má charakter dobrovolných doporučení, základní pravidla pro přidělování GTIN jsou vesměs charakteru závazného.
• Zodpovědnou osobou je obecně vždy vlastník databáze výrobků nezávisle na tom, kde a kým byly vyrobeny, tj. Brand Owner, který je ve smluvním vztahu s organizací GS1. Nově přistupující uživatel Systému GS1 obdrží GCP (Global Company Prefix) obsahující unikátní identifikační číslo firmy, které je přiřazeno pro výhradní užívání dané organizaci, je neprodejné třetí straně, nemůže jí být darováno a ani dalšímu subjektu pronajato.

Zodpovědná osoba může být výrobcem nebo dodavatelem, dovozcem či velkoobchodníkem nebo obchodní organizací. Výrobek buď sama vyrábí, či je pro ni vyráběn v kterékoli zemi, a prodává jej následně pod svým jménem nebo jej dodatečně mění, například při modifikaci existujícího balení.

Výjimky z výše uvedeného pravidla:

• Shodné bezejmenné výrobky vyráběné několika organizacemi mají odlišná GTIN: Zamezení duplikace je v tomto případě v dikci obchodní organizace. Interní informační systém by měl být schopen včas varovat před nežádoucí zvýšenou skladovou zásobou daného sortimentu. Za příklad této položky je možné považovat nápojové sklenice, svíčky atd., nikoli však privátní značky.
• Specifická výroba položky pro jediného zákazníka, například privátní značky velkých obchodních řetězců: Výrobce může v tomto případě převzít od obchodníka jeho GCP a využívat pro identifikaci příslušných privátek po předchozí jednoznačné dohodě část jeho datového prostoru.
• Brand Owner nepřiřadil položce žádné GTIN: V tomto případě tak může učinit např. z důvodu datové synchronizace zprostředkující organizace (např. dovozce). GTIN bude přiřazeno dočasně, tj. až do doby následné identifikace běžnou cestou ze strany primární zodpovědné osoby. Obchodní organizace může v případě neidentifikovaného produktu dočasně přiřadit interní GTIN.

Všeobecná pravidla pro přidělování GTIN

• Musí být předem definovány základní vlastnosti položky, které při jejich změně vedou ke změně GTIN. Jedná se zejména o: název produktu, jeho popis a značku, druh položky a její varianty, množství, počet položek či podskupin v obchodním balení včetně způsobu balení.
• Pokud je položka vybavena cenou, což je v obchodní praxi jev méně častý a obecně nedoporučovaný, musí být vybavena novým GTIN.
• Propagační akce představují dočasnou změnu produktu, který obvykle koexistuje s originálem. Nové GTIN musí být vždy přiřazeno, pokud:
  • je daná změna realizována v oblasti hmotnosti či objemu (např. 10 % hmotnosti navíc zdarma),
  • promoční změna zasahuje do logistiky z více než 20 % (jedná se zejména o rozměry obalu, hmotnost),
  • je varianta oddělena cenou explicitně uvedenou na obalu (např. sleva 10 Kč),
  • je změna sezonního charakteru (např. velikonoční balení).

Většina ostatních promočních variant nemusí být doprovázena přiřazením nového GTIN. Příkladem zachování původní identifikace může být dárek uvnitř balení, pokud případná změna rozměrů nepřesáhne 20 %, kupon se slevou uvnitř balení apod.

• Změny produktu jsou jakákoli zlepšení a obměny vzniklé během „života“ položky. Pokud je starý produkt postupně nahrazován novým, pokud bylo rozhodnuto o výrobkové variantě, pak je nové GTIN nezbytností. Naproti tomu malé změny spotřebitelského, případně obchodního balení (např.: nevýrazná změna grafiky, změna složení nemající vliv na dodavatelský řetězec, změny v parametrech obalu menší než 20 % při zachování obsahu), nemusí být doprovázeny změnou GTIN.
• Varianty obchodního balení ve smyslu změny počtu zabalených spotřebitelských jednotek musí být doprovázeny změnou GTIN.
• Opakované využití GTIN již nevyužívaného je v rámci FMCG položek obecně možné nejdříve po uplynutí alespoň 48 měsíců od realizace poslední dodávky. Tento časový horizont však není fixní a může podléhat legislativě vztahující se ke konkrétní dané oblasti. Pro některé farmaceutické výrobky (např. impla
  ntáty, speciální léky, nástroje bez stanovené doby exspirace) je opakované použití GTIN zakázáno. Samostatným problémem může být kolize s dlouhodobě figurujícími čísly v databázích obchodních partnerů, i když je zřejmé, že daný produkt se již nemůže v logistickém řetězci vyskytovat.

Výše uvedená pravidla představují základní rámec, obecné formulace možností a variant. V následujících dílech tohoto seriálu jsou uvedeny vybrané praktické příklady týkající se nutnosti přidělení nového kódu či možnosti zachování původního GTIN. Z důvodu vyšší přehlednosti jsou pravidla logicky řazena do devíti níže uvedených základních kategorií:

Varianty produktu podle cílového trhu

• Obchodní značka
• Obal a jeho modifikace
• Produkt – jeho obsah, složení, funkčnost a možné kombinace
• Akce na podporu prodeje
• Výroba, výrobci
• Prodejní cena – její změny, slevové kupony
• Varianty produktu podle období/sezony
• Dodavatelé pro další výrobce

Pro tuto úvodní část seriálu byla vybrána velmi široká aktuální oblast:
Produkt – jeho obsah, složení, funkčnost a možné kombinace

Vybrané příklady:
• Změna počtu spotřebitelských jednotek v obchodní jednotce:
GTIN slouží k identifikaci jednotek a je využíváno v interních informačních systémech pro objednávání, skladování a fakturaci. Pokud by mělo standardní skupinové balení s různým počtem spotřebitelských jednotek stejné GTIN, správná funkčnost těchto informačních systémů by byla ohrožena. Proto každá standardní obchodní jednotka má vlastní jedinečné GTIN.
Verdikt: Přiřazení nového GTIN je nutné.

• Změna obsahu neustáleného sortimentu:
Neustálený dynamický sortiment je charakterizován jako standardní spotřebitelská jednotka, která obsahuje fixní počet dvou a více náhodně se měnících položek o rozdílných GTIN. Za předpokladu, že prodejce souhlasí s těmito průběžnými změnami bez předchozího upozornění, nedochází ke změnám GTIN, a to ani u obchodních jednotek.
Verdikt: Stávající GTIN se nemění.

• Změny v ustáleném sortimentu:
Ustálený sortiment představuje standardní obchodní jednotku, skupinové balení, které obsahuje vždy dvě či více stejných spotřebitelských jednotek označených GTIN. Pakliže toto balení obsahuje přesně stanovený sortiment o konkrétním počtu spotřebitelských jednotek a daných příchutí (např. 200 ks tyčinek v poměru 30/50/80/40) a toto složení je změněno při zachování celkového počtu kusů (poměr: 40/60/40/60), pak standardní skupinové balení je nová obchodní jednotka, kterou je potřeba v distribučním řetězci jednoznačně identifikovat.
Verdikt: Nutno přidělit nové GTIN pro obchodní jednotku. GTIN spotřebitelských jednotek zůstávají zachována.

•Změny jedné z uvedených měrných jednotek:
Jedná se nejčastěji o případ, kdy u výrobku, na kterém je uveden čistý obsah ve více jednotkách (např. prášek na praní – 1 kg na 40 praní), je jeden údaj změněn (např. čistý obsah zůstane 1 kg, ale je účinnější – postačí na 46 praní).
V současnosti je obvyklé, a také je legislativně vyžadováno, aby byla na regálu uváděna cena za měrnou jednotku. Změna GTIN vede následně ke změně štítku na regálu u obchodníka. Nesprávné uvádění informací těchto pro spotřebitele důležitých informací může vést až k pokutám.
Verdikt: Všichni účastníci distribučního řetězce potřebují zařadit nový a vyřadit starý výrobek. Změní-li se údaje o čistém obsahu, je potřeba přidělit nové GTIN.

• Sezonní receptura:
Sezonní recepturu představuje například jogurt se sezonním ovocem. Ovoce se může měnit v závislosti na ročním období bez dopadu na cenu a na další charakteristiky produktu. Informace pro spotřebitele zůstává během všech ročních období nezměněná. V případě snahy o unikátní identifikaci každé položky by byl zaznamenán obrovský nárůst přidělených GTIN, který by v tomto případě znamenal zbytečné zvyšování nákladů v celém logistickém řetězci.
Verdikt: GTIN zůstává zachováno, a to i pro příslušné obchodní jednotky.

• Zboží chlazené versus zmrazené:
Jedná se o příklad, kdy shodná spotřebitelská jednotka je charakterizována různými základními údaji, a vzniká tak potřeba výrobky odlišit pro procesy objednávání, oceňování nebo manipulace. Chlazený a zmrazený výrobek se navzájem liší např. způsobem skladování nebo produktovou klasifikací. Přidělování GTIN však obecně není závislé na teplotních požadavcích v distribučním řetězci (např. některé výrobky musí být udržovány během přepravy a uskladnění při různých teplotách).
Verdikt: Přidělení nového GTIN je nutné i pro obchodní jednotky.

• Výrazná změna funkčnosti:
Pokud výrobek prošel změnou s přidáním nových vlastností a/nebo funkcionalit (např. nová verze softwaru, nové funkce na elektrických spotřebičích apod.), doporučuje se přidělit nové GTIN pro spotřebitelskou jednotku i obchodní standardní jednotku z důvodu jednoznačného rozlišení inovovaného produktu od starší verze.
Verdikt: Nový GTIN se naléhavě doporučuje, a to i pro obchodní balení.

• Maloobchodní jednotky spojené dohromady:
Jedná se o dvě nebo více spotřebitelských jednotek pevně spojených dohromady, které se běžně prodávají každá zvlášť. Z pohledu identifikace vzniká nová spotřebitelská jednotka. Pro zamezení problémů na POS (Point of Sale), místě konečného prodeje, je nezbytné překrýt čárové kódy nižších úrovní balení! Jakákoliv možnost snímání dvou odlišných kódů na jediném balení je nepřípustná!
Verdikt: Je nutné přidělit nové GTIN pro spotřebitelskou i příslušnou obchodní jednotku.

Závěrem tohoto dílu je třeba zdůraznit, že v seriálu uvedené příklady si nekladou za cíl obsáhnout všechny možnosti, které se v běžné obchodní praxi vyskytují. Naznačují pouze úžasnou variabilitu případů, kde mnohdy je rozhodování z důvodu hraniční situace značně obtížné.
Na jedné straně je třeba se vyhnout zbytečnému čerpání přiděleného datového prostoru: Kdyby při každé změně, a to i takové, která je například relevantní jen z pohledu výrobce, bylo přiděleno nové GTIN, pak tento zbytečný nárůst přidělených GTIN by znamenal i zbytečné zvyšování nákladů podél logistického řetězce, v obchodní síti atd. Na straně druhé nelze připustit možnost, kdy pod existujícím GTIN figuruje i výrobek, který je svými odlišn
ými vlastnostmi předurčen pro samostatnou manipulaci, objednávku, separátní skladování apod.
V příštím pokračování seriálu se budeme věnovat aktuálním oblastem: Akce na podporu prodeje, Obal a jeho modifikace a Varianty produktů podle cílového trhu.

Michal Bílý,
obchodní ředitel GS1 Czech Republic

Box:
Co je GTIN
GTIN je numerická sekvence využívaná k identifikaci jakékoli obchodní položky (nebo služby), u níž vzniká potřeba znovu obnovovat předem definovaná matriční data a která může být objednávána, oceňována a fakturována na jakémkoli místě dodavatelského řetězce.

Vytrženo z konference…

„RFID, Internet věcí a související technologie pomohou utvářet naši budoucnost. Strategické plány vlád členských zemí budou podporovat investice do těchto technologií, zatímco my všichni společně musíme rozmýšlet etické a společenské důsledky, jakož i hodnoty, které v sobě Internet věcí skrývá“,

to je zpráva Neelie Kroes, evropské komisařky pro digitální agendu, kterou poslala delegátům pražské březnové konference. Podle jejích slov bylo v Evropě do výzkumu a vývoje technologií Internetu věcí již investováno 50 miliónů EUR a dokonce letošního roku by měly být patrné první výsledky. „Nepochybuji, že rok 2011 je rokem, který přesně formuluje RFID a Internet věcí v Evropě“, vzkázala účastníkům konference RFID in Europe Neelie Kroes.
Problematikou RFID se zabývala i bývalá komisařka EU pro informace, společnost a média, Viviane Reding. Zdůraznila zejména význam technologií RFID pro lepší a bezpečnější zdravotní péči, významné zdokonalení funkcí dodavatelského řetězce a monitorování životního prostředí.
A jaká je role RFID v Internetu věcí? Materiály projektu CASAGRAS (Coordination and support action for global RFID – related activities and standardization) spolufinancovaného EU definují Internet věcí jako „svět, kde mohou „věci“ automaticky komunikovat s počítačem a mezi sebou navzájem, a který tak poskytuje služby usnadňující každodenní život.