V době překotně se rozvíjejícího globálního obchodu, zejména po intenzivním nástupu asijských zemí a Číny v závěru minulého století, se jednoznačně potvrdila obecná potřeba využití standardů, určitého univerzálního společného obchodního jazyka, který umožňuje dostatečnou efektivitu daných logistických operací. Co je však platná možnost vysoké rychlosti toku informací a optimalizace příslušných toků materiálových, pokud kmenová data příslušející obchodovaným produktům nejsou bez chyb?

Je tedy třeba zabezpečit, aby v procesu využívaná, mezi partnery často vyměňovaná data byla dokonale zabezpečená a perfektní. Řešením může být síť globální datové synchronizace – GDSN (Global Data Synchronization Network), jejímiž základními pilíři jsou:

GDSN standardy
Určují pravidla komunikace ve smyslu výměny jednotlivých zpráv mezi elektronickými katalogy a Globálním registrem, stanovují způsoby identifikace jednotlivých subjektů zapojených do GDSN a definují systém kontrol prováděných s ukládanými daty.

Elektronické katalogy
Datová úložiště, která umožňují uložit kmenová data o kompletních hierarchiích balení a sdílet je se všemi nebo jen s vybranými partnery. Současně zajišťují kontrolu správnosti dat a distribuují kmenová data od dodavatele k odběrateli podle předem definovaných pravidel ve standardizovaném formátu.

Globální registr
Celosvětový vyhledávač, katalog, který uchovává základní informace o zdroji kmenových dat, o vlastnících dat, o cílovém trhu, pro který jsou data určena, a zajišťuje následnou vazbu při synchronizaci mezi elektronickými katalogy obchodních partnerů.

GPC (Global Product Clasification), globální klasifikace produktů
Jednotná celosvětová klasifikace produktů, kterou spravuje GS1 a která vznikla ve spolupráci s firmou ACNielsen. Tato klasifikace představuje logický rámec členění výrobků pro dodavatele i odběratele a zlepšuje tak přesnost a integritu, zrychluje schopnost dodavatelského řetězce reagovat na spotřebitelské požadavky a přispívá k překonávání jazykových bariér.

DQF (Data Quality Framework), metodika kvality dat
Definuje ve firmě celý proces péče o kmenová data a jejich kvalitu.
Termín „kvalitní kmenová data“ v systému datové synchronizace znamená, že příslušná data o konkrétním výrobku jsou kompletní, konzistentní, přesná, dodaná včas a založená na standardech.

Jak systém GDSN funguje?
Základní funkcionalitu řešení GDSN je možné rozdělit do pěti kroků a vysvětlit ji s využitím výše uvedeného procesního schématu.
1. Vkládání dat – dodavatel si zvolí svůj zdrojový elektronický katalog, který slouží jako jeho vstupní bod do sítě globální datové synchronizace. Přestože je v současné době celosvětová síť složena ze 27 certifikovaných elektronických katalogů, má většinou firma, která se do této sítě zapojila, přístup do pouze jediného z nich. Při případném spuštění datové synchronizace na novém trhu dojde pouze k doplnění popisů zboží pro příslušný jazyk a k úpravě národních specifik, jako je například daň z přidané hodnoty. Zbývající hodnoty jsou již v elektronickém katalogu pro dané zboží k dispozici. Důležitou funkcionalitou elektronického katalogu je celá řada validací při vstupu dat do katalogu, například kontrola rozměrů a hmotností v rámci hierarchie balení. Elektronický katalog rovněž neumožní zveřejnit kmenová data o výrobku, který nemá vyplněny všechny povinné atributy. Propracovaný systém kontrol je tak zárukou vysoké kvality dat pro všechny zainteresované partnery. Výhodou datové synchronizace je též možnost zveřejnění dat pouze pro určité obchodní partnery včetně určení časového omezení platnosti dat.
2. Registrace dat – po uložení kmenových dat do zdrojového katalogu je sedm atributů zaregistrováno do Globálního registru, který představuje centrální vyhledávač v síti GDSN. Jedná se o GLN (Global Location Number), globální lokalizační číslo zdrojového katalogu, kde jsou uložena kompletní kmenová data o výrobku, GLN vlastníka položky, GTIN (Global Trade Item Number), globální číslo obchodní položky v katalogu, standardně označený cílový trh, pro který je daná položka určena, a kód GPC. Další do Globálního registru vloženou položkou je statut výrobku indikující, že je tento produkt registrován, čeká na smazání nebo je vyřazen. Poslední atribut se týká časové platnosti daného stavu, tj. odkdy je záznam platný nebo kdy bude smazán.
3. Požadavek na vyhledání dat – po ukončení obchodního jednání může odběratel s využitím Globálního registru ihned přes svůj elektronický katalog vyhledat výrobky, na kterých se s dodavatelem domluvil. Všechny požadované výrobky si označí a Globální registr předá požadavek na stažení dat na příslušný zdrojový katalog, který zajistí přeposlání všech atributů vztažených k výrobku odběrateli.
4. Zaslání dat – v případě, že dodavatel zveřejnil data pro daný trh, dojde při obdržení požadavku z Globálního registru na zdrojový elektronický katalog k jejich předání odběrateli současně se synchronizačním procesem spočívajícím v detailní kontrole datové shody.
5. Potvrzení či zamítnutí dat – v tomto procesu existují dvě úrovně potvrzení nebo zamítnutí. Na straně cílového katalogu je reakce generována automaticky. Odběratel následně fyzicky potvrdí nebo zamítne obdržená data včetně možnosti popsat důvod zamítnutí. V případě, že dojde k opravě dat ve zdrojovém katalogu, jsou upravená data automaticky přenesena straně, která si je již stáhla. Odběratel je schopen přes svůj elektronický katalog informovat dodavatele o vyřazení položky.

Základní přínosy datové synchronizace
Zavedení datové synchronizace přináší partnerům následující výhody:

• Unifikace procesu zalistování a datové struktury.
• Nižší náklady na správu kmenových dat.
• Vysoká rychlost aktualizace a konzistentnost kmenových dat v celé hierarchii balení.
• Validace kmenových dat před odesláním.
• Existence jediného místa vstupu pro jednorázové zveřejnění kmenových dat.
• Kontrola unikátnosti každé položky.
• Nižší četnost chybových EDI zpráv.
• Vyšší rychlost uvádění výrobků na trh.
• Snížení objemu skladových zásob a zlepšení dostupnosti zboží.
• Rychlejší a snazší propagace.
• Zajištění globální viditelnosti zboží pro ostatní odběratele.
• Prohloubení spolupráce mezi partnery.
• Zvýšení produktivity práce zaměstnanců.
• Optimalizace procesů – nákup, prodej, logistika, skladování atd.

Karel Černý,
produktový manažer GDS, GS1Servis.cz

Box 1:
GDSN
Globální datová synchronizace je proces sdílení kmenových dat umožněný sítí nezávislých certifikovaných elektronických katalogů propojených přes Globální registr, centrální vyhledávač, který spravuje organizace GS1.

Box 2:
Definice kmenových dat
Kmenová data jsou základní, dlouhodobě platné informace o produktech a obchodních partnerech, nutné k zajištění hladkého průběhu obchodních transakcí. Typickými příklady kmenových dat jsou název produktu, GTIN, základní rozměry, hmotnosti, počet kusů v balení, identifikace v hierarchii balení apod.

Box 3:
GS1 Datapool.cz
Elektronický katalog, dostupný na adrese www. gs1datapool.cz, kterým GS1 Czech Republic zpřístupňuje využívání výhod datové synchronizace. Aktuálně se jedná o službu na úrovni kmenových dat, výhledově se předpokládá rozšíření této služby o možnost synchronizace cen a médií.